RFID智能文件管理與控制可以實現定位管理、智能訪問、智能磁盤庫、在線監控、RFID自動識別等功能。目前，智能文件柜一般用于快速識別文件信息，柜內安裝了RFID讀寫設備進行自動收集，使得文件管理更加智能化、安全化、規范化、自動化。RFID技術使文件管理更加智能化。
檔案是重要的信息資源，檔案管理非常重要。通過不斷完善檔案管理機制，檔案管理作為一種無形資產在企業管理中發揮著關鍵作用。作為構建物聯網的關鍵核心技術之一，射頻識別技術的快速發展推動了檔案管理的自動化和智能化。

射頻識別技術在檔案管理中的優勢

  1.快速準確定位：將整個檔案室的地理分布圖存儲在移動抽查設備上，對被檢查的檔案進行地理定位指示，實現快速查找和歸檔操作。
  2.輕松盤點：使用RFID抽查設備可以快速完成盤點、檢錯、上架等。可以大大減輕館員的工作量，提高檔案管理的效率，降低出檔時的出錯率。
  3.檔案信息的準確記錄：檔案的操作員、借閱者、借閱者和歸檔時間由系統自動登記，可防止人工錯誤，保證檔案管理信息系統原始數據的準確性，并可提供檔案狀態的實時查詢和報表打印。
  4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應用RFID技術實現檔案管理現代化，自動化，增加工作效率的同時減少檔案管理員的勞動強度，幫助館員實現自動化的批量檔案借出，歸檔登記工作
  5.文件RFID標簽存儲信息可自由更改：電子標簽數據訪問容量大，存儲信息可自由更改，為文件屬性等信息管理提供便利。
  6.安全性：檔案管理員在借閱和歸檔檔案前，必須通過身份認證登錄到RFID檔案管理系統。該系統將對非法取出文件發出警報。標簽信息也可以加密。
智能文件柜功能在一般文件中的常見應用
文件定位和引導：通過內置的RFID閱讀器和天線，用RFID電子標簽實時感知檔案文件的位置；
權限管理：柜內設有電控鎖，開門權限由RFID卡或指紋、密碼管理；
實時監控：當訪問文件出現錯誤時，系統會發出語音提示和指示燈報警；
  智能文件柜主要用于金融行業：重要銀行抵押文件管理、重要銀行憑證印鑒卡管理、重要證券文件管理；政府單位：安全部門檔案管理、公安政法檔案管理等。其他行業：汽車證書管理、企業機密檔案管理、企業重要合同協議文件管理等。
  RFID技術實現了檔案信息智能管理的信息化，快速收集檔案，如檔案的日常存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務。射頻識別作為信息載體，對文件流轉的各個環節進行數據采集和監控，實現文件業務的自動化管理和控制，實現高效的工作流程。RFID技術提高了檔案管理的整體業務管理能力，實現了數據共享，提高了檔案控制的效率，簡化了管理流程，降低了人員的勞動成本，為檔案管理提供了更加方便有效的管理模式。